Архів працює для потреб чернігівської громади

Основними завданнями архівного відділу Чернігівської міської ради є реалізація на території міста державної політики у сфері архівної справи та діловодства.

Також завдання архіву – поповнення Національного архівного фонду документами, що мають місцеве значення; забезпечення обліку та зберігання архівних справ; використання інформації з них для потреб фізичних і юридичних осіб.

У семи архівосховищах архівного відділу в 409 фондах зберігається 46441 справа. З них:

– у архівосховищі по вулиці Мстиславська, 7 знаходиться 19066 справ управлінської документації постійного строку зберігання за 1943 - 2005 роки 79 установ, підприємств та організацій міста. У тому числі: міської ради за 1971 - 2001 роки, Деснянської районної у місті Чернігові ради за 1974 - 2000 роки, Новозаводської районної у місті Чернігові ради за 1974 - 2001 роки, управління архітектури та містобудування Чернігівської міської ради за 1944-2002 роки. По документам цих фондів до відділу надійшло найбільше запитів жителів міста;

– у шести архівосховищах міського архіву тимчасового зберігання документів архівного відділу по вул. Мстиславська, 8 зберігаються 27375 справ з документами, що були нагромаджені у процесі документування службових, трудових або інших правовідносин 330 ліквідованих юридичних осіб міста, з іншими архівними документами, що не належать до Національного архівного фонду і були передані на зберігання до міської ради.

Архівним відділом Чернігівської міської ради постійно забезпечується оперативне вирішення питань, порушених у зверненнях громадян, неухильне дотримання графіку їх приймання.

У 2009 році посадовими особами архівного відділу розглянуто 2205 звернень громадян та запитів соціально-правового характеру з питань отримання архівних довідок, копій, витягів з документів Національного архівного фонду та отримання архівних довідок про заробітну плату, витягів з наказів ліквідованих юридичних осіб міста.

У поточному році до відділу також надійшло 190 запитів юридичних осіб. Всі запити та звернення розглянуті у встановлені законом строки.

Для роботи з документами Національного архівного фонду, отримання архівних копій, витягів із рішень (розпоряджень), архівних довідок щодо підтвердження отримання житла, земельної ділянки, обрання депутатом міської, районних у місті рад, інших окремих фактів необхідно звернутися на прийом до начальника архівного відділу.

Прийом громадян – у понеділок, п’ятницю з 8:30 до 12:00, у середу з 10:00 до 12:00 по вул. Магістратська, 7, тел. (0462) 77-48-54. Електронна адреса: archivm@ukr.net.

З питань надання архівних довідок про заробітну плату та витягів з наказів ліквідованих юридичних осіб, передачі документів ліквідованих підприємств, установ та організацій міста необхідно звернутися до міського архіву тимчасового зберігання документів архівного відділу міської ради у вівторок, четвер з 9:00 до 13:00 по вул. Мстиславська, 8, тел. (0462) 67-28-42.

При зверненні обов'язково мати паспорт. Письмові звернення адресуються секретарю міської ради і розглядаються після його резолюції. Листи від юридичних осіб надаються до канцелярії загального відділу міської ради (вул. Магістратська, 7). Заяви від громадян – до відділу звернень громадян та соціальних питань міської ради (вул. Шевченка, 9). Представники юридичних осіб, мешканці інших населених пунктів або чернігівці, які не можуть прийти на особистий прийом, надсилають заяви за вищезазначеними адресами поштою.

У звернені має бути чітко зазначено який документ необхідно заявнику, додані ксерокопії пояснюючих документів (паспорта тощо), вказана повна поштова адреса. Заяви громадян без зазначення місця проживання і підпису заявника не розглядаються.

Розгляд звернень щодо документів постійного строку зберігання та з особового складу, що збільшились з 2000 року у шість раз, в передбачені законом строки вимагає постійної інтенсивної праці спеціалістів відділу, в тому числі і у неробочий час. Сьогодні для повноцінного функціонування архівний відділ терміново потребує виділення додаткових штатних одиниць та надання приміщень під архівосховища і читальний зал.

Робота щодо поповнення Національного архівного фонду документами місцевого походження, забезпечення їх обліку та зберігання потребує постійної координації зусиль архівного відділу з службами діловодства та архівами юридичних осіб міста. Для покращення у Чернігові архівної справи у 2009 році ухвалено чотири розпорядження міського голови; на офіційному Веб-порталі Чернігівської міської ради розміщено матеріали за тематикою «Архівна справа і діловодство». У 2009 році проведено вісім засідань експертної комісії архівного відділу міської ради. На засіданнях розглянуті номенклатури, описи, акти та інші документи, надані 49 підприємствами, установами та організаціями міста.

У відділі розгорнуто виставки: про здобуття Україною незалежності; про Голодомор 1932 - 1933 років; про Всеукраїнську акцію «Людяність у нелюдяний час»; зразків документів з питань архівної справи та діловодства. Працівникам служб діловодства та відповідальним за архів юридичних осіб міста, які звертаються до відділу, надаються консультації з питань архівної справи та діловодства. Посадові особи місцевого самоврядування, державні службовці, краєзнавці, представники правоохоронних органів мають можливість знайомитися у відділі з необхідними їм для роботи архівними справами та документами. У поточному році 118 користувачів ознайомлено з 361 архівною справою постійного строку зберігання.

Користуючись нагодою вітаю всіх архівістів та працівників підприємств, установ і організацій, які відповідають за архів з професійним святом - Днем працівників архівних установ. Бажаю Вам, шановні колеги, міцного здоров’я, родинного щастя, успіхів у роботі, добра та достатку!

З повагою
начальник архівного відділу
Чернігівської міської ради Геннадій Крисько