Архівна справа у Чернігові: Історія та сьогодення

"Архівні справи" обговорювалися на нараді-семінарі у міськраді Чернігова під головуванням керуючого справами виконкому Станіслава Віхрова.

У ній взяли участь спеціалісти, що займаються питаннями обліку та збереження документів. Учасники заслухали доповідь про стан та перспективи розвитку архівної справи в місті Чернігові.

Архівний відділ Чернігівської міської ради створено 19 червня 2002 року рішенням третьої сесії міської ради четвертого скликання шляхом реорганізації міського державного архіву.

Відділ є виконавчим органом міської ради і в межах своєї компетенції забезпечує реалізацію на території міста державної політики у сфері архівної справи і діловодства, поповнення Національного архівного фонду документами, що мають місцеве значення, веде їх облік, відповідає за зберігання та використання.

Міський державний архів був створений у м. Чернігові у жовтні 1930 року. З липня 1956 року, вже 52 роки міське архівосховище розміщене у приміщені міської ради.

Міський державний архів спочатку підпорядковувався Народному комісаріату внутрішніх справ, а з 1959 року – Чернігівському міьквиконкому та міській раді. До речі, під час Великої Вітчизняної війни, у березні 1944 року, міський державний архів мав чисельність 8 працівників.

У архівосховищі відділу зберігається близько дев’ятнадцяти тисяч одиниць управлінської документації 1943-2002 років семидесяти дев’яти юридичних осіб міста. У тому числі справи постійного зберігання міської ради за 1971-2001 роки, Деснянської районної у місті Чернігові ради за 1974-2000 роки, Новозаводської районної у місті Чернігові ради за 1974-2001 роки, управління архітектури та містобудування міської ради за 1944-2002 роки.

Для отримання інформації з цих фондів до відділу надходить переважна більшість заяв громадян та юридичних осіб.

Постійне зростання документів, що зберігаються у відділі, крім заповнення архівосховища призвело і до значного збільшення кількості звернень та запитів соціально-правового характеру. Якщо у 2002 році надійшло лише 140 таких запитів, то у 2007 – 574, а за дев'ять місяців поточного року їх розглянуто вже 556.

У приміщенні відділу організовано роботу читального залу. У поточному році користувачам читального залу - 119 посадовим особам місцевого самоврядування, працівникам правоохоронних органів, краєзнавцям, іншим відповідальним особам надано для ознайомлення 270 архівних справ.

У відділі в 2008 році розгорнуто три постійно діючі виставки документів: з питань оформлення документів; до 17-ї річниці незалежності України; про голодомор 1932 - 1933 років.

У 2008 році підготовлено, проведено та оформлено протоколи семи засідань експертної комісії архівного відділу міської ради. На засіданнях розглянуто документи 30 юридичних осіб, що знаходяться у зоні комплектування відділу.

За інформацією управління економіки міської ради сьогодні у Чернігові працює 2780 юридичних осіб. Відділом постійно уточнюються списки юридичних осіб – джерел формування Національного архівного фонду, які передають та не передають документи до архівного відділу міської ради.

Проведено аналіз стану збереженості документів 42 юридичних осіб – джерел формування НАФ. З них 14 - державної форми власності, 24 – комунальної, 4 – приватної.

Лише 34 зазначені юридичні особи мають окремі приміщення для збереження документів. Відсутні обладнані приміщення для зберігання архівних документів у фінансовому управлінні, управліннях економіки, капітального будівництва, культури міської ради, у Комунальному підприємстві "Новозаводське" міської ради, в обласному палаці для дітей та юнацтва.

На офіційному веб-порталі Чернігівської міської ради http://www.chernigiv-rada.gov.ua у розділі "Нагальні питання" у підрозділі "8. Архівна справа і діловодство" розміщено інформацію, потрібну для правильного складання документів юридичних осіб.

Знищити архіви можна швидко, а зібрати і зберегти безцінну спадщину України, яка ґрунтується на документах установ дуже непросто. І якщо документи, що мають постійний термін зберігання - це історія установи, міста, держави то кожен документ із особового складу - ще доля окремої людини, що буде потребувати підтвердження стажу роботи, розміру доходів, іншої необхідної інформації, можливо це доля кожного з вас.

Хочу сконцентрувати увагу відповідальних за архівну справу та діловодство в установах, підприємствах та організаціях, щодо наступних питань:

1 В усіх установах щорічно у грудні керівник затверджує підготовлену службою діловодства номенклатуру справ на наступний рік, схвалену на засіданні експертної комісії вашої установи. Один раз на 5 років номенклатура надається до архівного відділу міської ради для погодження з Експертно-перевірною комісією Державного архіву Чернігівської області.

2. До кінця поточного року необхідно упорядкувати документи постійного терміну зберігання та з особового складу, скласти відповідні описи по 2005 рік включно.

3. Знищення в установі документів без схвалення описів справ постійного зберігання та погодження описів з особового складу і акту про знищення документів Експертно-перевірною комісією Державного архіву Чернігівської області є незаконним і тягне відповідальність згідно з чинним законодавством.

4. Особливу увагу прошу звернути на умови зберігання документів та належну їх охорону.

За інф. Геннадія Крисько, начальника архівного відділу
Чернігівської міської ради